Waarvoor worden jaarplannen gebruikt?

Hoe mooi zou het zijn om de organisatiekoers en organisatieambities te kunnen vertalen in een jaarplan met concrete doelen, deze doelen door te kunnen zetten naar afdelingsplannen en deze doelen uit te kunnen laten werken tot acties?

Als uitgangspunt van de jaarplannen kan natuurlijk ieder andere vorm van vastgelegd beleid dienen: een kaderbrief, een meerjaren-, speerpunten-, ambitielijst, een wensenlijst of alles wat uw organisatie gebruikt om actief naar gewenste resultaten toe te werken.

Alles zo eenvoudig mogelijk

De meest eenvoudige start:

1. Bestuurders benoemen ambities en daaronder de gewenste doelen
2. Doelen worden naar afdelingsplannen doorgezet en uitgewerkt in acties
3. Actievoortgang wordt bijgehouden (en automatisch in hoofdplan verwerkt)
   
   

Flexibele manier om beleid te vertalen in gewenste resultaten

Het opstellen van een jaarplanstructuur kan in zijn meest eenvoudige vorm door eigen ambitiekolommen te gebruiken waarin per ambitie de gewenste doelen worden benoemd. Maar dat kan ook in alle andere soorten items waarin uw organisatie de ambities zou willen opdelen en verder in de organisatie wil uitzetten: bijvoorbeeld in risico’s en maatregelen, of doelen en projecten en acties, of …

Ambities en doelen doorzetten de organisatie

• Ambities, doelen en acties zijn door te zetten naar de jaarplannen van onderliggende jaarplannen (regio’s, afdelingen en/of teams).
• De doelen zijn in ieder jaarplan afzonderlijk uit te werken in eigen acties.
• Van ieder doel en iedere actie kan de voortgang eenvoudig worden bijgehouden met een stemmingsicoon en een voortgangspercentage

De voortgang teruggekoppeld krijgen in het hoofdjaarplan

Wanneer (door de organisatie heen) gedurende het jaar de voortgang in de diverse subjaarplannen op de diverse doorgezette doelen en acties wordt bijgewerkt, dan wordt dat automatisch verwerkt tot in het organisatiejaarplan om daarmee de totale voortgang van de realisatie van het beleidsplan weer te geven.

Uw eigen jaarplanmethodiek (geavanceerde instellingen)

De jaarplannen zijn flexibel aan te passen aan dat wat u nodig heeft om uw verbeterprocessen vorm te geven, bijvoorbeeld:

• Eigen kolommen (en dat een ambitie-, speerpunt-, succesfactor-, of … kolom noemen)
• Daaronder doelen, projecten, risico’s en/of … opnemen
• Eventueel doelen horizontaal ook verdelen in resultaatgebieden (medewerkers, klanten …)
• Doelen kunnen uitwerken in acties, maatregelen, …
• Onder een item eigen extra eigenschappen kunnen maken (budget, uren, omschrijving, …)

Waarom zou uw organisatie jaarplannen gebruiken?

• Om beleid te vertalen naar afvinkbare doelen, resultaten en acties
• Om de organisatiedoelen door te zetten verder de organisatie in
• Om overzicht te houden over doorzetting naar regio’s, afdelingen en/of teams
• Om inzicht te krijgen in de voortgang per plan
• En uiteindelijk het overzicht van de realisatie van het hoofdjaarplan
• Om een heidag direct om te zetten in concrete monitorbare plannen
• En om tijdens voortgangsbesprekingen de focus te kunnen houden op de uitwerking van het beleid door eenvoudige bespreeklijsten bij te houden

Voor wie zijn de jaarplannen bedoeld?

• Voor organisaties die nog geen directe opvolging hebben van hun beleidsplan
• Voor organisaties die nu (te) ingewikkelde methodieken gebruiken om hun jaarplannen een herkenbare structuur te geven
• Voor organisaties die nu in een excellijst doelen en status bijhouden zonder dat dit eenvoudig door de gehele organisatie gebruikt kan worden

Maar vooral voor organisaties die meer sturing willen geven aan de invulling van hun ambities!

Direct aan de slag?

Mogen we u helpen door:

• Een herkenbaar jaarplan voorbeeld te maken?
• Het methodisch werken met jaarplannen in uw organisatie te introduceren?